En palabras de Mark Levitt los wikis son páginas web con contenidos que son fácilmente creados y editados por grupos de personas.

Para Mark Levitt la "Facilidad de Uso" es la característica diferencial de los Wikis, ya que sí existen otras herramientas que permiten la colaboración online pero carecen de su simplicidad. La razón principal por la que los wikis son adoptados es que hacen muy fácil para cualquier persona no sólo ver información sino también tomar parte activamente en la edición de la misma.

Consecuentemente la utilización de los Wikis es especialmente indicada en entornos donde los inhibidores funcionales sean una barrera importante a la hora de adoptar una herramienta.

En OnlineCommunityReport han hecho un esfuerzo muy interesante por clarificar, en la medida de lo posible, cuando es recomendable usar un wiki y cuando no. La siguiente lista de factores aconsejan la utilización de un wiki:

1. Los Wikis funcionan bien con grupos que ya se conocen de antemano. La idea es que tiene que existir una confianza previa si queremos reunirnos a construir un contenido concreto. En otras palabras no es lo mismo intercambiar opinones de manera más o menos amigable a "arrimar el hombro" en una tarea concreta. Un modelo que parece repetirse es aquél en el que un grupo de personas crean una relación sobre una temática genérica entorno a un blog, foro, etc. y posteriormente empiezan a desarrollar proyectos más concretos con un Wiki.
2. Y precisamente éste es, el segundo factor de éxito: Los Wikis funcionan bien cuando se tiene un producto u objetivo final preciso. Más allá de propósitos genéricos como "compartir información y experiencias sobre los productos y servicios de la empresa X", los Wikis arrojan sus mejores resultados cuando construimos colaborativamente contenidos como "Desarrollo de un prototipo de nuevo servicio para el mercado asiático".
3. Por lo tanto, los Wikis deben utilizarse cuando existe un alto grado de consenso sobre objetivos y metas específicos a alcanzar. No son indicados para recoger opiniones o proposiciones. Esta fase previa de puesta en común y discusión se puede hacer de manera más efectiva utilizando una herramienta de foros, por ejemplo.
4. Los Wikis alcanzan mayor grado de éxito cuando a los usuarios se les provee un nucleo sobre el que empezar a editar. Para todos nosotros es más fácil editar que crear desde cero. Básicamente porque nos proporciona un patrón que nos ayuda a dar forma a nuestras ideas y, además, porque pone en marcha, en muchas ocasiones, un mecanismo de reciprocidad por el que si alguien aporta algo de valor, los demás se ven arrastrados o empujados a contribuir también.
5. Los proyectos modulares donde cada usuario desarrolla una parte del contenido final del wiki, son más exitosos que aquéllos donde la co-edición está muy presente. Por lo tanto, hay que tratar de modularizar el wiki lo máximo posible y en los casos de co-edición (siempre intentando que el número de co-editores no se eleve demasiado) establecer unas normas de edición y unos objetivos muy claros.

En consecuencia, los wikis parecen posicionarse como una herramienta de cooperación sobre proyectos muy estructurados que surgen fruto del intercambio de ideas que se desarrolla previamente en contextos off-line o en comunidades online con el uso de foros, blogs, redes sociales, etc.
Alguien puede estar pensando con toda la razón del mundo que muchas de estas reglas no se cumplen en el Wiki por excelencia; la Wikipedia. Pero es que como señalan en OnlineCommunityReport:

"It [Wikipedia] is a fantastic example of the power of wikis -- but is clearly an outlier with respect to how most wikis are used."